Como a otimização do tempo melhora o trabalho do administrador

Como a otimização do tempo melhora o trabalho do administrador

Gerenciar o tempo é uma tarefa que pode parecer simples, porém, na prática, não é incomum muitos administradores sentirem que o dia foi curto quando, ao final dele, notam que não conseguiram realizar todas as tarefas que estavam em seu planejamento.

Saber otimizar o tempo para tirar melhor proveito dele, organizar as tarefas e concluir os objetivos estabelecidos é uma ação que, quando bem executada, traz diversos benefícios a qualquer gestor.

Mas como otimizar o tempo no dia a dia?

Em uma coluna publicada nesta terça (03/08) no Estadão, o analista de negócios do Sebrae-SP, José Madeira Netto, dá algumas dicas que ajudam a responder essa pergunta.

O texto de Netto é direcionado a empreendedores, porém, se aplica à rotina de qualquer administrador. Afinal, se o empreendedor enfrenta grandes desafios, em especial nos últimos tempos, com tantas mudanças que o mundo e a sociedade têm passado, com administradores a história não é diferente.

Outro ponto em comum é o desafio de ambos estarem atentos a tudo que ocorre no ambiente e que pode afetar o comportamento do consumidor, do seu cliente. Ao mesmo tempo, há todas as responsabilidades da gestão, em especial em casos de empresas que estão na fase inicial, quando o administrador acumula múltiplas tarefas, logo, a otimização do tempo é essencial. Veja as 5 dicas:

Reflexão sobre sua rotina

Netto destaca a reflexão sobre a rotina para entender melhor como ela ocorre. Nessa etapa você deve fazer uma autoavaliação, anotar suas atividades e quanto tempo leva para realizar cada uma delas. Depois disso, analise todas as informações levantadas e observe onde estão os desperdícios de tempo e energia. Uma dica para fazer essa organização é usar ferramentas que auxiliam no gerenciamento do tempo, como o Google Kepp e Todoist.

Planejamento e organização de tarefas

Planejar como será seu dia, aumenta as chances de você gerir o seu tempo de forma correta e a possibilidade de alcançar os resultados esperados para o seu negócio. Após refletir sobre suas atividades rotineiras, organize as tarefas similares que podem ser executadas em sequência uma das outras e defina prazos para cada uma delas. Se não conseguir realizar todas, as inclua nas atividades do dia seguinte.

Cuidado com os ladrões do tempo

Outro ponto que Netto chama a atenção é a procrastinação, ou seja, adiar tarefas, um problema que pode atrapalhar a administração do tempo. Para fugir disso, ele recomenda ter disciplina para realizar aquelas tarefas que podem não ser tão prazerosas, porém necessárias.

Além disso, outro fator que rouba a atenção, e, consequentemente, o tempo, é a interrupção desnecessária que ocorre por meio de notificações de celular, que constantemente desviam o seu foco.

Princípio 80/20

Você conhece o Princípio de Pareto? Ele é também conhecido como 80/20 e sugere que a minoria dos recursos é responsável pela maioria dos resultados. O analista explica como esse princípio funciona na prática:

“Imagine que das várias atividades realizadas durante o dia, apenas 20% dessas foram as que de fato ajudaram você a atingir seus objetivos. É o que geralmente acontece. Muitas responsabilidades que não levam a lugar algum e só geram cansaço e sensação de nada feito. Partindo desse princípio, identifique as tarefas prioritárias e invista nessas a sua energia. Há uma grande diferença entre ser ocupado e ser produtivo”.

Matriz do Tempo

Por fim, para ter hábitos mais produtivos, Netto recomenda identificar os níveis em que suas tarefas se encontram, assim, você saberá em quais deve focar seus esforços. A Matriz do Tempo é uma ferramenta que permite classificar as atividades em quatro grupos, sendo: A - Importantes e urgentes, B - Importantes e não urgentes, C - Não importantes e urgentes e D - Não importantes e não urgentes.

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